Имейте в виду, что суть проблемы заключается не в недостатке силы воли, а в отсутствии необходимого уровня концентрации.
Современные наёмные работники больше, чем когда-либо, склоны к влиянию внешних раздражителей, которые сбивают с толку и не позволяют сосредоточиться на выполнении своих прямых обязанностей. И если это не шумные коллеги и не избыточная озабоченность частой проверкой своей электронной почты, то это будет «сирена», которой в данном случае выступает Интернет.
Сохранить высокую степень производительности, стараясь выполнить более одного задания, мягко говоря, «очень сложно»
Мы должны научиться концентрироваться на том, что действительно важно, и избегать того, что мешает нам выполнить работу вовремя или заставит выйти за рамки бюджета. Вот где слабое место всего процесса! Размышляя над тем или другим заданием, более правильным будет видеть его конечный результат, какую бы сложность для вас это ни создавало.
Давайте рассмотрим разнообразные виды так называемого «проклятия» современных работников — внешние и внутренние раздражители. Попробуем научиться справляться и взаимодействовать с опаснейшими «пожирателями внимания».
«Пожиратели внимания»
Отвлечение от чего-либо — самый злой враг конечного результата. При этом совсем не обязательно вы должны быть сбиты с толку чем-то плохим. Даже полезные дела, выполненные в неудачное время, могут негативно повлиять на завершение более приоритетных заданий и совсем незаметно для вас переполнить ваше расписание абсолютно непредсказуемыми пунктами.
«Пожиратели времени» окружают нас со всех сторон. Сотрудник, который послал нам сообщение в чате; телефонные звонки; электронные письма от начальника, содержащие определённые поручения, — и всё это одновременно. И вы, просто поглощённые шквалом активности, пытаетесь решить все задачи сразу. Естественно, что решив их, вы понимаете, что они были не такими уж и важными, однако, вернувшись к работе над основной задачей, вы уже полностью истощены.
Проанализируйте своё рабочее расписание и примите решение, чтобы навсегда избавиться от деятельности, которая «крадёт» ваше драгоценное время
Вы принимаете решение продолжить работу над основным проектом после обеда, когда, по вашему мнению, у вас снова появится энергия для реализации основных задач. Естественно, после обеда возникают какие-то новые срочные поручения, и после внесения в ваше расписание незапланированных телефонных звонков и встреч с коллегами, вы внезапно осознаете, что … день подошёл к своему концу, а ваш проект остался незавершённым.
Потеряв движущую силу для возвращения к исходной позиции, вы вынуждены приложить значительно больше усилий, и это делает вас, к сожалению, похожим на автомобиль, который стартует с максимальной передачи после резкой остановки. Чувствуя необходимость сосредоточиться на каком-то особенно трудном задании, наденьте на уши «наушники», на глаза «шторы» и … «полный вперёд!». Это будет нелегко, потому что «пожиратели времени» подстерегают нас на каждом шагу.
Проблема двойная: она носит как внешний, так и внутренний характер. Рассмотрим оба проявления и постараемся найти способы борьбы с ними.
Борьба с внешними раздражителями
Достаточно трудно выполнить запланированный объём работы, если вас постоянно отвлекают. Согласно некоторым социологическим исследованиям, не менее 28% рабочего дня среднестатистического сотрудника идёт на урегулирование разнообразных отвлекающих факторов и последующей попытки восстановить потерянный фокус. И далеко не всем интересно, насколько важно для вас сохранять непрерывность рабочего процесса, а некоторым вообще безразлично. Думая о своих потребностях, они меньше всего обращают внимание на деликатность и тем самым наносят большой вред вашей производительности.
Вот несколько советов по изоляции от внешних раздражителей:
- Организуйте своё рабочее место таким образом, чтобы ваше внимание не могли отвлечь своей активностью другие работники.
- Не позволяйте коллегам врываться на вашу территорию и втягивать вас в пустые разговоры. Вежливо, но твёрдо выпроваживайте их и немедленно беритесь за работу. Не волнуйтесь о том, что другие подумают о вас.
- Желая отвлечься от посторонних звуков, включите какую-нибудь спокойную музыку.
- Не стесняйтесь надевать наушники. Увидев их, ваш гость может подумать, что вы заняты прослушиванием чего-то важного, и не станет отвлекать вас.
- Не спешите с ответами на входящие письма своей электронной почты. Закройте свой почтовый браузер, пока не закончите основное дело.
- Выключите мобильный телефон (имеется в виду действительно выключить!)
Борьба с внутренними раздражителями
Разобравшись с внешними раздражителями, беритесь за внутренние — те, источником которых являетесь вы сами. Этот тип значительно коварнее любых надоедливых коллег. Найдя способ самоизолироваться от внешних факторов, осуществить то же самое по отношению к самому себе будет значительно сложнее. Как говорит поговорка: «От себя не убежишь!»
Рассчитывая рано или поздно всё же избавиться от внутренних раздражителей, вы должны снова и снова уделять внимание самодисциплине. Расправьте плечи и примите сознательное решение трудиться не покладая рук, даже когда вокруг вас будет целая куча разнообразных искушений, а работать вам совсем не хочется. Вы будете поражены, сколько всего вы можете сделать, стоит только преодолеть своё нежелание работать и соблазн поддаться искушению. Спустя некоторое время вы войдёте в нужный ритм и забудете о том, как «страдали», переступая через себя в начале.
Проанализируйте своё рабочее расписание и примите решение, чтобы навсегда избавиться от деятельности, которая «крадёт» ваше драгоценное время. Спросите себя: «От каких привычек я должен избавиться, чтобы стать более производительным?». Вот некоторые рекомендации:
- Перестаньте говорить о себе в негативной манере.
- Ограничивайте время общения с коллегами.
- По возможности отказывайтесь от участия в разных офисных мероприятиях.
- Не тратьте своё время на обновление резюме.
- Перестаньте опаздывать и уходить с работы раньше.
- Ограничивайте время использования Интернета и социальных сетей, перечитывания новостей и статей.
- Делайте меньше перерывов, которые снижают степень вашей концентрации.
«Многозадачность»
В современном мире не существует людей, которые не пытались бы выполнить как можно больше задач за самое малое количество времени. Проверяя почту на одном компьютере, одновременно с этим принимая участие в интернет-конференции на другом и заканчивая написание отчёта на третьем, мы постепенно погружаемся в мир «многозадачности».
Спросите себя: «Не превратила ли меня моя привычка одновременно выполнять несколько задач в хомячка, бегающего в колесе?». Если ответ позитивен, то теперь вы знаете, что такое находиться в постоянном движении и ни на миллиметр не приближаться к конечной цели!
Прекратите выполнять одновременно несколько дел. Это только рассеет ваше внимание и создаст у вас ошибочное впечатление о собственной высокой производительности, в то время как это будет не что иное, как обычная загруженность.
Мы должны научиться концентрироваться на том, что действительно важно, и избегать того, что может мешать нам выполнить работу вовремя
Другой стороной монеты может оказаться опасность того, что ни одно дело не будет выполнено должным образом. Попробуйте представить свою реакцию на одновременное обращение к вам нескольких людей, вы же, наверно, не сможете понять ни одного из них, не так ли? Кроме того, вам необходимо будет ещё и сконцентрироваться над конкретной задачей.
Допустим, что вы переключаетесь с одной на другую задачу две тысячи раз в день, причём каждое «переключение» занимает у вас около двух секунд. В сумме это составляет четыре тысячи секунд, что, в свою очередь, равняется одному часу времени, которое вы можете использовать на более полезные дела.
Сохранить высокую степень производительности, стараясь выполнить более одного задания, мягко говоря, «очень сложно». Что бы вам ни мешало выполнять свою работу быстро и качественно — чтение новостей, общение с коллегами, переписка в социальной сети, частые перекусы — потому что вы считаете себя мастером жонглирования разнообразными задачами, в любом случае, всему этому есть одно название — препятствие!
Не имеет значения, кто выступает источником этих препятствий: мы сами или кто-то извне — они всё равно остаются препятствиями. Мы должны отвлечься от текущего дела и переключиться на другое. Ваша работа не будет эффективной, если вам постоянно придётся работать в режиме «стоп-поехали». Нет значения насколько вы умны — пытаясь выполнить одновременно несколько дел, вы уничтожаете свою возможность на чём-то фокусироваться.
Поэтому, концентрируйтесь на выполнении одной конкретной задачи, тогда переходите к другой. Ставьте приоритеты срочности выполнения дел. Обязательно ведите планирование. В ваших силах избавиться от препятствий, вызванных желанием выполнить сразу несколько разнообразных дел за меньший промежуток времени. Всё у вас получится!